Tyyli: Leipäteksti / Tekstinkäsittelyohjelman vaihdon taustalla on ainakin useita syitä, jotka alla esitän lyhyesti. / Alla tyylinä "Riippuva sisennys"
1) EU suosittaa avoimen tiedostomuodon (OpenDocumentFormat) ottamista julkishallinnon standardiksi, jotta käytössä olisi tiedostomuoto, jonka käyttämiseen ja jolla asiakirjojen tuottamiseen ei tarvita jonkin tietyn valmistajan ohjelmistoja. Suomessa Oikeusministeriö on siirtynyt avoimeen tiedostomuotoon vuoden 2007 alusta.
2) Avointa tiedostomuotoa käyttävä OpenOffice.org -toimisto-ohjelmisto on saatavilla maksutta. Sille on maksutta saatavilla myös Oikeusministeriön tuottamaa käsikirja- ja opetusaineistoa sekä SFS-standardin mukaisia asiakirjapohjia, joista pystymme tuottamaan tarvitsemamme asiakirjapohjat.
Tyyli: Leipäteksti / Työssämme hyödynnämme usein aiemmin kirjoitettuja asiakirjoja, joko malleina tai päivitettyinä. Uuden vuoden alun jälkeen kaikki uudet asiakirjat tulee siis tuottaa avoimeen tiedostomuotoon. Vanhat, Word Perfectillä tuotetut asiakirjat aukeavat OOo:ssa, mutta mm. asettelut ja fontit saattavat muuttua / muuttuvat.
OOo:hon aukaistua WP-asiakirjaa ei saa ryhtyä suoraan tallentamaan OOo-muotoon, vaan sen sisältö tulee kopioida uuteen asiakirjaan, joka noudattaa SFS-standardia. Käytännössä siis avaat tarvittavan mallipohjan, merkitset vanhasta asiakirjasta tarvitsemasi kohdan, kopioit sen ja liität avaamaasi mallipohjaan, jonka viimeistään tässä vaiheessa tallennat nimellä. Sitten ryhdyt sisällön ja ulkoasun muokkaamiseen.
Vasta ryhdyttyäni käyttämään OOo:ta olen alkanut oivaltaa tyylien merkityksen ja mahdollisuudet. Niistä myöhemmin lisää. Mutta sitä ennen kutakuinkin tärkein perussääntö!
Käytä kovaa rivinvaihtoa (Enter) VAIN JA AINOASTAAN KAPPALEEN LOPUSSA!
Toinen, melkein samanarvoinen, ja joskus vielä arvokkaampi on tämä: ÄLÄ KOSKAAN TEE SISENNYKSIÄ VÄLILYÖNNEILLÄ! Käytä tabulaattoria tai jotakin sopivaa sisentävää tyyliä
Anna siis ohjelman huolehtia rivityksistä ja myös tavutuksesta. Näin saamme tekstinkäsittelystä enemmän hyötyä, sillä tekstiä toiseen asiakirjaa lainattaessa ei tarvitse enää poistaa turhia muotoiluja.
Ja tulkoon vielä kolmas sääntö, joka koskee kaikkea asiakirjojen tuottamista.
Tallenna asiakirja nimellä heti kun alat laatia sitä. Ja kun muokkaat vanhan asiakirjan uudeksi, anna ennen ensimmäistäkään muutosta uudelle asiakirjalle oma nimi.
Itsellenikin on kertynyt valitettavaa kokemusta uuden alle kadonneista vanhoista asiakirjoista.
Kun teemme mainoksia ja esitteitä, voimme tarpeen mukaan poiketa ensimmäisestä edellä mainitsemastani säännöstä, mutta toinen ja kolmas koskevat myös mainoksia ja esitteitä. Uudella asiakirjalla on aina oltava oma nimensä, ja sisennyksien osumisesta kohdalleen voimme huolehtia sarkaimia siirtämällä ja tasauksia muuttamalla.
Käytössämme olevat mallipohjat perustuvat Oikeusministeriön mallipohjiin ja siten SFS-standardiin. Ne siis poikkeavat OOo:n oletusasetuksista, joten joka työpisteessä ohjelman asetuksiin on tehtävä muutoksia, jotta uuden asiakirjan pohjaksi tulee tässäkin käytetty perusmalli.
Yhden muutoksen olen OM:n mallipohjaan tehnyt: olen vaihtanut perustekstin (tyyli "Oletus") ja siten myös siihen pohjautuvien tyylien tasauksen molempiin reunoihin tasatuksi, kun se OM:n mallipohjassa on vasempaan reunaan tasattu. Jos siis jostakin syystä tarvitset vasempaan tasattua, muuta käsin.
Perusmallipohjan tarkemmat tiedot löytyvät tiedostosta om_perusmalli_dokumentti.pdf.
Olen tuottanut vielä tämän perusmallin avulla seuraavat mallipohjat:/alla tyylinä Luettelo
kirkkoneuvoston esityslista ja pöytäkirja
kirkkovaltuuston esityslista ja pöytäkirja
toimielinten kokouskutsu
matkalasku I
Muistutan vielä, että avatessasi uuden asiakirjan, käyttöön tulee tässä käytetty pohja, ellet erikseen valitse esimerkiksi muistio- tai kirjepohjaa.
Olen edellä maininnut muutamissa kohdin, mitä tyyliä olen missäkin käyttänyt. Tyylit tulevat käyttöön mallipohjien mukana. Sen vuoksi samanniminen tyyli voi eri pohjalta tuottaa erilaisen ulkoasun. Samasta syystä asiakirjasta toiseen lainattu teksti voi näyttää uudessa ympäristössään erilaiselta kuin alkuperäisessä.
Otsikointiin on siis käytettävissä (ainakin) kolme tyyliä. Leipätekstin tyyli lienee eniten käytössä. Tässä mallipohjassa on myös sisennetyn leipätekstin tyyli ja joitakin luettelotyylejä.
Tähän laitan kirjallisesti joitakin ohjeita OOo:n virittämiseen. En ehdi käydä joka käyttäjän koneella ja profiilissa, mutta oletan, että pystyt tämän sivun ohjeiden avulla itsekin tarvittavat viritykset hoitamaan.
Kaikkien seurakunnan käyttöön tekemieni mallipohjien nimi alkaa "srk_". Jatko kertoo, mihin tarkoitukseen mikin on..
Tallenna mallipohjat hakemistoon, johon kaikki yksikkösi työntekijät pääsevät työasemiltaan. On myös hyvä tehdä niistä varmuuskopiot kaikkiin työasemiin, jotta ne olisivat käytettävissä myös silloin kun palvelun ei syystä tai toisesta vastaa.
Jotta käyttämäsi OOo löytää mallipohjat automaattisesti, Sinun pitää hieman virittää sitä.
1) Aukaise "Työkalut"-valikosta "Asetukset".
2) Valitse esille tulleen ikkunan vasemmasta ruudusta "OpenOffice.org" (paina siis sen vasemmalla puolella olevaa +merkkiä).
3) Valitse auenneesta listauksesta "Polut".
4) Valitse oikeasta ikkunasta "Mallit" ja kaksoisnapsauta sitä tai valitse "Muokkaa..."
5) Paina "Lisää"-nappia, niin eteesi aukeaa valintaikkuna.
6) Selaa ja valitse mallipohjien hakemisto.
7) Sulje valintaikkuna painamalla "OK" ja sitten samalla tavoin "Muokkaa polkuja: Mallit" -ikkuna sekä lopulta "Asetukset"-ikkuna.
8) Valitse "Tiedosto"-valikosta "Mallit" ja siitä edelleen "Järjestä...".
9) Avaa eteen tulleen ikkunan vasemmasta ruudusta "Omat mallit" -kansio kaksoisnapsautuksella.
10) Merkitse "srk_perusmalli" ja napsauta sitten oikealta "Komennot"-nappia.
11) Napsauta avautuneesta listauksesta "Aseta oletusmalliksi".
12) Sulje "Mallien hallinta".
Tästä lähtien uusi tekstiasiakirja aukeaa srk-perusmallin asetuksilla ja tyyleillä varustettuna. Mikäli tarvitset jotakin muuta pohjaa, aloita käyttäen tietä: Tiedosto => Uusi => Mallit ja asiakirjat.
Voi myös muuttaa "Omat asiakirjat" -polun viittaamaan vaikka eniten käyttämääsi hakemistoon ja "Kuvat" valokuvahakemistoosi.
Perusoletuksilla OOo:ssa on päällä joitakin ominaisuuksia, joita emme oikeastaan kaipaa (tai joista voi jopa olla turhaa vaivaa). Voinemme ottaa standardiksemme Oikeusministeriön käyttämät asetukset. Oletusasetusten muuttamista koskevat sivut 21-32 OM:n tekemässä monisatasivuisesta OOo-käsikirjassa. Kannattaa tehdä siinä mainitut viritykset, tai ainakin ne, jotka mahdollistavat vaivattoman työskentelyn, kuten sanojen automaattisen täydentämisen poisto.